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大学生参加志愿服务西部计划是促进贫困地区教育发展，促进教育公平和社会和谐的重要举措，也是在艰苦环境中锤炼青年学生的有效途径。自2003年被团中央和教育部共同确定为大学生志愿服务西部计划与研究生支教团招募单位之一后，华中科技大学领导从全局和战略的高度重视这项活动，以机制建设为抓手，不断推动研究生支教工作向前发展。截止目前，已有37名研究生参与了支教工作。
一、加强运行机制建设，构建支教工作的工作体系
校党委把大学生志愿服务西部计划（研究生支教团）列入重要议事日程，成立了大学生志愿服务西部计划工作领导小组，分管学生工作的校领导任组长，成员为校团委、研究生院、教务处、学生处、财务处负责人，办公室设在校团委，各成员部门之间既明确分工，又密切合作，辅之以院系相关辅导员，共同组成了稳定的支教工作队伍。
为了使招募大学生志愿服务西部计划工作制度化、规范化，学校制定了《关于招募大学生志愿服务西部计划（研究生支教团）实施办法》《大学生志愿服务西部计划（研究生支教团）成员培训计划》《大学生志愿服务西部计划（研究生支教团）成员选拔程序》等制度，从而建立了大学生志愿服务西部计划人员的选拔、培训、督导、考评的工作运行体系，为学校做好大学生志愿服务西部计划工作提供了机制保障。
二、加强宣传机制建设，构建“支教亮丽青春”的舆论氛围
学校通过校报、校园网、宣传展板，对“让爱在山间流淌--记华中大支教团扶贫行动”等绝大多数支教团活动进行了及时报道，组织播放湖北省保康县电视台反映支教团事迹的专题片《放飞青春梦想用心点亮大山--走进华中科技大学第五届研究生支教团》；积极宣传团中央、教育部组织大学生志愿服务西部计划（研究生支教团）的实际意义，弘扬“奉献、友爱、互助、进步”的志愿精神，将大学生志愿服务西部计划志愿者活动深化为爱国主义教育、价值观教育活动；为上岗的支教生开欢送会，为凯旋归来的支教生开表彰会、报告会，用支教生的精彩生活感染学生，营造一种“支教使青春更加亮丽”的舆论氛围，让爱与奉献照亮支教之路。2003年以来，共有573名优秀学生报名参加支教团工作。
三、加强培训机制建设，构建支教工作的学习体系
在领导小组的统一协调下，学校对支教团志愿者进行从教能力、生活技能培训，让志愿者们尽快实现角色的转变；帮助志愿者了解受援地的风土人情、经济文化发展状况，让志愿者们尽快融入地方生活；请从事过支教工作的学生介绍支教体会，让志愿者们尽快熟悉工作环境；并根据他们的实际需求，及时提供资料、信息和工作上的指导。同时，要求队员加强学习和自我管理，要撰写服务工作日志和工作汇报，定期集中交流，虚心向当地人民请教，在实践中不断提升自己，学校也将通过定期联系、到受援地考察等方式及时督导。如保康县支教团曾参加了全县科级干部培训的部分课程、赴“国家级文明村”-保康县尧治河村进行了参观学习、先后多次下乡开展了扶贫助学活动，支教团还历时四个月完成了25000余字的《保康一中教育发展现状调研报告》和30000余字的《保康县青少年综合素质调研报告》，通过一系列的理论学习、下乡走访、实践调研等活动，支教团成员的综合素质得到了极大的提高，研究生支教团成为一支具有奉献精神、责任心强、综合素质高、作风优良、开拓进取的支教志愿者队伍。
四、加强服务机制建设，构建支教工作的保障体系
为了鼓励从事扶贫接力计划的支教志愿者，保护他们的支教热情，解除他们的后顾之忧，也为激励更多的青年学生投身于支教行列，学校制定了一系列政策，为大学生志愿服务西部计划工作提供了有力支持。学校决定对参加大学生志愿服务西部计划的志愿者全部给予免试研究生资格，户口、人事关系、档案挂靠在学校；承担志愿者每年两次往返支援地的交通费；设立支教志愿者奖学金，免收其一年攻读研究生培养费。这些措施解决了大学生志愿服务西部计划成员的实际问题，使他们感受到了母校的温暖，从而增强了投身支教事业的动力和信心。
支教团选拔工作完成后，学校党委要专门召开座谈会，了解志愿者的思想、学习、生活等方面的情况，鼓励他们树立吃苦耐劳的奉献精神，提出了“长见识，受锻炼，做贡献，增才干”的殷切希望。同时，学校分管学生工作的领导会亲自送支教生到支教点，支教期满后会再次亲自接回，将关怀送到每一个支教志愿者。
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