管理人员应具备的素质_新晋管理人员问题解决能力提升


英语阅读 2020-09-18 12:04:24 英语阅读
[摘要]学习导航通过学习本课程,你将能够:● 有效提升解决问题的能力;● 学会处理突发事件;● 通过5S管理,改善并优化现场管理;● 掌握改善现场管理的技巧。  新晋管理人员问题解决能力提升一、何为解决问题的[db:cate]

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学习导航

通过学习本课程,你将能够:

● 有效提升解决问题的能力;

● 学会处理突发事件;

● 通过5S管理,改善并优化现场管理;

● 掌握改善现场管理的技巧。

 

 

新晋管理人员问题解决能力提升

一、何为解决问题的能力

作为一个管理者,经常会遇到许多未知问题。如何解决这些问题,是新晋管理者能力提升的重要方面。

1.新晋升管理者技能划分

新晋管理者应具备四大管理技能:

第一,目标管理的能力;

第二,解决问题的能力;

第三,沟通的能力;

第四,激励员工的能力。

将四大管理技能进行划分,又可分为做事的能力和用人的能力。其中,解决问题的能力和目标管理的能力,属于做事的能力;沟通能力和激励员工的能力则更多属于用人的能力。

2.解决问题的能力类型

所谓解决问题的能力,是指在不需要别人指导的情况之下,能够独立地解决工作中的问题,使工作顺利地展开,并带领员工完成部门绩效的能力。

一般而言,解决问题的能力大概可以归纳三种类型:

word/media/image1.gif 运用他人的成功经验

运用他人的成功经验解决问题,通常会形成一种思维模式,即经验主义解决问题的模式

所谓“经验主义解决问题的模式”,就是把前人成功的经验变成解决问题的逻辑程序或模式,只要照搬套用就能解决问题的方法。由于新晋管理人员,往往存在经验不足的特点,需要把别人的经验变成程序化的事物来借鉴。因此,学习并运用成功人士的经验,是走向成功的捷径。

在实际运用中,借鉴别人经验解决问题,通常会用到六个工具

第一,处理突发事件的工具;

第二,解决产品出现问题的工具;

第三,解决员工犯错的工具;

第四,现场改善的工具;

第五,优化现场管理的工具;

第六,总结经验的工具。

将常用工具变成逻辑程序,是提升新晋管理人员解决问题能力的关键

word/media/image1.gif 分解和综合的思维方式

运用逐层分析和归纳的方式,来解决问题的能力。

word/media/image1.gif 辩证逻辑的思维方式

运用辩证逻辑的思维方式解决问题的能力,实际上是学校教育中两门工具型的学科,即哲学和数学的结合。

综上所述,问题的解决离不开思考。解决问题的核心能力是思维能力,解决问题能力的实质是思想的结果。

 

二、如何处理突发事件

1.突发事件的步骤

突发事件是指突然发生,令管理者措手不及,又对工作影响深远,若不及时解决会给组织带来巨大损失的事情。在管理过程中,突发事件会经常出现。

 

【案例】

幼儿园突发事件的处理措施

某天下午1:20,幼儿园的250个孩子吃完饭后不久,就开始上吐下泻。园长解决这个问题时采取了以下步骤:

第一步,首先打120送孩子进医院;第二步,通知相关领导;第三步,适时通知家长;第四步,和舆论保持良好的联系;第五步,封存所有的午饭和原材料,以便检疫部门进行分析化验,查找原因。

当孩子化险为夷,安全返校之后,问题并没有完全解决,园长做了以下几件事。第一,处理当事人;第二,召集家长,给家长一个答复;第三,向领导报告你对这个问题的处理过程和方法;第四,向家长承诺今后不再出现这样的事情。

最后园长对整件事情进行了分析,并制定相应预案。

 

从案例中看出,针对幼儿园突发事件的解决,应用到实际工作中,解决突发事件也需要完成三个步骤:

第一,就事论事,解决问题,暂时渡过危机;

第二,系统思考全面解决问题;

第三,举一反三,避免再次发生类似事件。

在这三个步骤中,总结经验最为重要。根据总结的经验制定出相应的预案,可以避免同样事情的再次发生。在这一过程中,关键环节在于系统思考,总结经验,举一反三,避免重复发生。

2.解决突发事件的思路

解决突发事件的正确思路为:找出现存问题——采取临时对策——分析问题原因——系统想出对策——制定防止再发生方案——将方案流程化和标准化。

3.解决突发事件的程序

解决突发事件主要包括四个程序:

第一,针对出现的问题做出临时对策。

第二,分析问题产生的原因,同时惩罚相关责任者。

第三,进行本质追究。本质追究是完成一个由此及彼、由表及里、由点到线、由线到面的过程。在此过程中,切忌就事论事,而要追究到整个系统。解决突发事件的核心,是追究事情的本质。

第四,做出防止再发生的方案,并将其标准化、程序化,以方便以后直接使用。

4.解决突发事件的规律

解决突发事件一般可以遵循以下几点规律:

第一,解决主要矛盾,避免事态进一步扩大;

第二,系统思维,全面考虑,堵塞一切管理漏洞;

第三,形成防止再次发生的系统方案。

三、产品出现问题时如何解决

对于制造业的管理人员来说,产品经常会在客户使用过程中出现问题。管理者应思考和分析解决此类问题的方式,锻炼相关能力。

1.解决问题的步骤

当产品出现问题时,需要进过三个步骤进行解决:

首先,寻找问题的焦点和症结,搜集问题的所有现象;

其次,分析问题产生的原因,根据原因提出解决措施;

最后,解决问题。

解决产品问题的步骤概括为:分析问题原因、提出解决措施、实施措施解决问题。

2.解决问题的思路

 

【案例】

欧洲用户的手机问题

某大型国际公司的手机在中国加工完之后,运到欧洲销售。结果,40%的客户反映手机背后的电池板上有划痕。由于电池板和后背连在一起,划痕也就意味着手机存在质量问题。

 

从案例可见,在提出解决方案之前,需要找到问题解决的切入点及解决方法,由此可以总结出企业在面对产品问题时的解决思路:

第一,深入问题产生的环节。

第二,用倒推的方法找出问题产生的原因。案例中运用倒推法的具体执行程序如下:首先,从客户那里查找问题的原因,排除客户方的原因;其次,分析零售商、批发商、库存方等各方原因,充分考虑之后一一排除;再次,考虑到产品的质量问题,将目光聚集到电池上,由于电池入库之前没有检验出问题,便将其排除;最后,一直推到电池生产厂商的原材料上,原来是原材料出了问题。

第三,寻找方法控制问题,并防止问题再一次发生。针对电池原材料的问题,企业决定增加一个检验环节检验电池原材料的质量。

第四,分析是否能够彻底解决问题。

第五,若不能解决问题,继续用倒推的方法寻找不能彻底解决问题的原因,再次解决问题。

第六,循环往复,直到能够彻底解决问题为止。

 

word/media/image2.jpeg

图1  解决产品出现问题的程序图

 

3.可以借鉴的规律

解决产品问题时,应该按照正确的问题解决思路进行思考,并使用倒推的方法寻找问题产生的原因,直到能够从根本上控制问题的再次发生为止。

 

四、员工犯错时如何处理

面对员工在管理过程中常犯的错误,管理者应首先明确一点,即在管理过程中,管理者始终起主导作用。此类问题的解决应从管理者入手,首先,解决思路,其次,总结规律。

1.解决思路

面对员工常犯的错误,管理者应遵循的思路是:

第一,从领导身上寻找问题根源;

第二,思考问题的解决方式;

第三,寻根溯源,制定新的目标。

2.总结规律

管理员工的目标并非解决一个问题,而是让员工形成良好的习惯。因此,可以总结规律如下:

word/media/image1.gif 问题的产生都是思维的结果

一切问题的产生都是思维的结果,想要杜绝员工常犯的错误,需要从思维上着手解决。

word/media/image1.gif 解决问题的先后顺序

在解决员工所犯错误的过程中,应按照解决问题的先后顺序进行。其具体顺序如下:

首先,制定规范是管理中最为重要的初始环节;

其次,对员工进行培训;

最后,加大监督检查力度,培养员工的良好习惯。

word/media/image1.gif 解决问题的科学模式

解决员工但错误的问题,可以参考以下逻辑程式:

图2是解决员工犯错误的科学模式图。

 

word/media/image3.jpeg

图2  解决员工犯错误的科学模式图

 

从图2可见,当员工犯错时,解决问题的模式是:制定规范,对员工进行培训,监督员工,使其形成习惯,如果员工再犯错误,要思考规范的合理性,必要时应修改规范,并以此教育和惩罚员工。

这种思路是解决员工犯错问题的最好方式。在管理过程中,科学分配任务,并有效指导

员工完成任务,是管理者应尽的职责。

 

五、如何进行现场改善

一些制造行业的现场或企业办公室,经常会出现物品摆放混乱的现象,从而容易影响产品质量、管理效益和企业外在形象等,最终影响到产品的销售。

1.解决问题的思路

word/media/image1.gif 寻找问题根源

针对现场混乱的现象,管理者应透过外在现象,找到问题产生的根源。

word/media/image1.gif 找到问题解决的切入点

面对诸多现场混乱现象,管理者需要找到解决问题的突破口,即先将问题进行分类。

word/media/image1.gif 探索表象背后的规律

问题分类后,应研究各类问题之间的关系,探索表象背后的规律性。

2.总结经验

透过现场分析原因,可使用的简单方法就是归类法所谓归类法,就是合并同类项。合并同类项是分类认识问题的关键,可以使问题简化,思路清晰。

word/media/image1.gif 理清思路

在现场出现问题时,需要理清的思路主要涉及以下几个方面:

第一,现场混乱的原因主要有人、机械、物料、方法四个方面。

第二,机械、物料属于物的范畴。

第三,方法是人制定的,是人作用于物的结果。

第四,人是解决现场混乱的关键因素。在解决现场混乱问题的过程中,应把重心放在人身上,努力提高人的素质。

word/media/image1.gif 导致现场混乱的因素

3是现场混乱问题思考模式的鱼刺图。

 

word/media/image4.jpeg

图3  现场混论问题的思考模式

 

从图3可以看出,导致现场混乱的因素有人、机、料、法四大类,管理者应抓住主要矛盾来解决问题。

第一,人的因素。例如员工的技能和素质比较低。

第二,设备的因素。例如个别设备生产能力不足、数量不够。

第三,物料的因素。例如物料品种多、包装物多,还有剩余物料等。

第四,方法方面的因素。例如人员管理无规范、位置摆放无规范等。

word/media/image1.gif 采取经验性工具

解决现场混乱问题时,可以采取经验性的工具和方式:

第一,对现场问题进行分类,即合并同类项;

第二,没有不对的事,只有不对的人;

第三,错误背后是人的行为,人是解决问题的根源;

第四,提升人的素质,使管理一劳永逸。

 

六、如何优化现场管理

在现代企业生产中,优化现场管理显得尤为重要。

1.问题解决的思路

一般而言,优化现场管理的思路如下:

第一,找出问题。即现场存在的脏乱问题。

第二,寻求问题的结症。症结在于人的素质低下。

第三,从根源上解决问题。提升人员素质是解决问题的关键。

 

word/media/image5.gif要点提示

解决现场问题的思路:

找出问题

寻求问题的结症

从根源上解决问题。

 

2.现场管理的工具

现场管理最好的工具是5S。5S源于日本,主要包括整理、整顿、清扫、清洁和素养五个方面。

word/media/image1.gif 整理

整理,是指将有用和无用的东西分开,将无用的东西搬走,留下有用的东西。通过整理工作,可以有效地减少资源的浪费。

word/media/image1.gif 整顿

整顿,是指把有用的东西留下之后,按规定摆放整齐,并将其定位、归位、标识,保证使用方便。做好整顿工作,有助于工作效率的提高。

word/media/image1.gif 清扫

清扫,就是通过打扫,去掉脏乱。需要注意的是,清扫的过程一定要有具体的数量和要求。

word/media/image1.gif 清洁

清洁要设置高标准,例如环境一尘不染,漆见本色等。做好清洁工作,有助于维护整理、整顿、清扫和清洁的成果,根绝一切污染源、质量污点和安全隐患。

word/media/image1.gif 素养

员工养成良好习惯,自觉进行整理、整顿、清扫、清洁工作,将5S变成岗位规范和行为习惯。

5S不仅适用于现场管理,而且适用于许多其它领域。5S不仅是管理手段;更是提升员工素养的最佳工具,还是优秀企业和优秀管理者进行企业管理的有效武器。

 

七、善于总结经验

管理者应善于总结经验,并将其升华为理性规律,用以指导工作和实践。

1.获得经验的途径

一般而言,获得经验的途径有两个,一是总结计划实施过程中的疏漏、不完善和错误并进行改善、提高;二是从失败中汲取教训。

2.寻找问题的症结

通过总结失败经历,汲取经验教训,来思考问题的症结所在。

3.探讨问题的规律

美国管理专家戴明在著作《戴明管理思想》里提出了PDCA循环理论。这个理论讲述,无论做任何事情,都应该按照制定计划、实施计划、检查问题、再行调整的循环模式来进行。PDCA循环理论,也是总结经验最好的工具。

word/media/image1.gif 思路决定出路

新晋升的管理者,应按照以下思路来提升解决问题的能力:

第一,分析现状,树立目标;

第二,分解目标构成的要素,找出变革的推动力,并制定计划;

第三,实施计划,与员工实时沟通,步步反馈;

第四,检查计划的执行情况,以此发现价值点与不足之处;

第五,及时调整计划,并对员工进行培训,充分调动员工的积极性;

第六,把流程总结成为经验,使其标准化、流程化,以在今后管理中直接引用。

 

word/media/image6.jpeg

图4  PDCA循环图

 

word/media/image1.gif 总结经验,获得规律

总结经验,获得规律,是新晋管理人员成功的根本。在实际管理工作中,应做到“实践——总结经验——再实践——再总结经验”,循环往复,不断坚持,新晋升管理者才可能成为业务方面的专家,进而获得成功。

 

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